Der Mitarbeiter im Ausland sollte Kopien von allen wichtigen medizinischen Unterlagen haben und sich eine Krankenakte für ihr Auslandsjahr anlegen.
Dazu gehören z. B. Röntgenbilder, Heil- und Kostenpläne der Versicherung, die Krankengeschichte des Expatriate und seiner Familie, Behandlungsprotokolle, Testergebnisse, Berichte, Operationsprotokolle und für den Fall, dass der Expat Medikamente nimmt, seine derzeitige Medikation.
Angehende Mitarbeiter im Ausland sollten wissen, dass ihr Arzt in Deutschland verpflichtet ist, ihnen diese Unterlagen vor ihrer Entsendung auszuhändigen. (Sie sollten diese Unterlagen allerdings wieder zurückgeben).
Falls notwendig, sollte der Expat vor seiner Arbeit im Ausland genügend Zeit einkalkulieren, wenn diese Unterlagen noch übersetzt werden müssen. Dabei sollte der Mitarbeiter, der entsandt werden soll, darauf achten, dass die Übersetzung von einem professionellen oder zertifizierten Medizin-Übersetzer vorgenommen wird.