Reiserichtlinien

Reiserichtlinien regeln die Planung, Vorbereitung, Genehmigung, Durchführung und Abrechnung von Dienstreisen.

Klare Regeln in den Reiserichtlinien können helfen Kosten zu sparen, da Dienstreisen Sach- und Personalkosten verursachen. Deshalb ist eine vorherige sorgfältige Prüfung der Notwendigkeit und der Gestaltung der Dienstreise anhand von Reiserichtlinien geboten. Oft werden Reiserichtlinien gar nicht großartig beachtet von den Mitarbeitern, dabei sind Reiserichtlinien ein wesentlicher Bestandteil des Unternehmens, um Kosten zu sparen.

Unser Tipp: Ein funktionierendes Travel Management z.B. kombiniert mit einer Software-Lösung kann bis zu 25% Kosten sparen! Das ist nicht nur für den Unternehmer selbst von Vorteil, ebenso profitieren die Mitarbeiter im Ausland von den Reiserichtlinien. Mit der Aushandlung günstiger Flugraten oder schnelleren Buchungswegen können erhebliche Finanzen für Auslandseinsätze eingespart werden.

Um eine geeignete Reiserichtlinie zu ermitteln, sollte man folgende Parameter überprüfen: wie wurden bisher Reisen organisiert, unternommen, abgerechnet und ausgewertet? Was sind die spezifischen Anforderungen des Reisegeschäftes dieser Firma und wie sollen diese in Zukunft sich weiterhin entwickeln? Passen Sie ihre Reiserichtlinien an die individuellen Bedürfnisse Ihrer Firma an.

Reiserichtlinien sollten alle Belange, von der Buchung bis zur Abrechnung der Mitarbeiterentsendungen ins Ausland regeln. Auch die Definition einer Dienstreise ist in den Reiserichtlinien zu regeln:

Auszug aus einem Muster für Reiserichtlinien:
"Bei einer längerfristigen vorübergehenden Auswärtstätigkeit des Mitarbeiters im Ausland an derselben Tätigkeitsstätte ist nur für die ersten drei Monate eine Dienstreise anzuerkennen; danach ist die auswärtige Tätigkeitsstätte als neue oder als eine weitere regelmäßige Arbeitsstätte im Sinne des Lohnsteuerrechts anzusehen. Urlaub oder Krankheit des Mitarbeiters im Ausland unterbrechen den Dreimonatszeitraum nicht. Dagegen führen z. B. der vorübergehende Einsatz an einer weiteren auswärtigen Tätigkeitsstätte oder die zeitweilige Rückkehr zur regelmäßigen Arbeitsstätte dann zu einem Neubeginn des Dreimonatszeitraums, wenn die Unterbrechung des Mitarbeiters im Ausland mindestens vier Wochen gedauert hat."

Prinzipiell ist es für Mitarbeiter im Ausland nicht gestattet, Dienstreisen mit Reisen privaten Charakters zu verbinden, bzw. Dienstreisen aus diesem Anlass zu verlängern, ist nicht gestattet. Sollte der Mitarbeiter im Ausland Dienstreisen trotzdem mit privaten Reisen verknüpfen, so kann der Versicherungsschutz durch die Firma erlischen. Und: Dadurch entstandene steuerliche Nachteile für das Unternehmen könnten dann zu Lasten des Mitarbeiters im Ausland führen. Das sollte genauestens in den Reiserichtlinien geregelt sein!


Neben den Begriffsdefinitionen von Auswärtstätigkeit, Dienstreise und Privatreisen, sollten in den Reiserichtlinien folgende Punkte geklärt sein:

• Auswahl der Verkehrsmittel und Übernachtungsmöglichkeiten, mögliche Einsparkosten wie Sparpreise, Mitfahrer- und Gruppentarife, BahnCards, Jobtickets sind für den Mitarbeiter im Ausland zu beachten.
• Genehmigungsverfahren der Dienstreisen des Mitarbeiters im Ausland durch den Vorgesetzten
• Besonderheiten bei internationalen Reisen  (Auslandsdienstreisen), dies betrifft insbesondere die Auswahl und Genehmigung der Reisemittel (auch Visa-Beschaffung und auch) für die Mitarbeiter im Ausland. Die zur Genehmigung einer Auslandsdienstreise Berechtigten sind verpflichtet, sich über die aktuelle Sicherheitslage zu informieren und diese bei der Beurteilung der Notwendigkeit der Reise zu berücksichtigen, vgl. Fürsorgepflichten. In den Reiserichtlinien kann die Exportkontrollrichtlinie des Unternehmens geregelt sein und den Mitarbeiter dazu auffordern, diese bei Reisen ins Ausland zwingend einzuhalten. In den Reiserichtlinien könnte z.B. daraufhin geregelt sein, dass die Mitarbeiter die Pflicht haben, sich über den Inhalt der jeweils gültigen Exportkontrollrichtlinie zu informieren.
• Benutzte und nicht benutzte Reisemittel, Reisekostenvorschuss der Mitarbeiter, die ins Ausland gehen, sollte genau in den Reiserichtlinien geregelt sein.
• Reisedienstleistungen und Aufwendungsersatz im Ausland (Kostenerstattungen des Mitarbeiters wie Taxifahrten etc. sollten in den Richtlinien auch geregelt sein).
• Verpflegungskosten auf Reisen und im Ausland
• Nicht zu erstattende Reisekosten: Nicht erstattungsfähige Reisekosten sind solche, die zwar im Zuge einer Dienstreise entstehen können, jedoch dem Grunde nach privaten Ursprungs sind. (Genauere Definition in den Reiserichtlinien).
• Abrechnung, Prüfung und weitere Bearbeitung der Reisekostenabrechnung

Bereits diese unvollständige Aufzählung zeigt auf, dass Reiserichtlinien ein recht umfangreiches Regelwerk werden können. Darum ist auf eine übersichtliche Strukturierung zu achten.

Wir empfehlen zwei Teile:

1. Allgemeinen Regeln der Reiserichtlinien: Hier sind dauerhafte Bestandteile aufzuführen und
2. Anlagen: Der variable Teil der Reiserichtlinien: Hier können alle Umstände aufgeführt werden, die Veränderungen unterworfen sind, wie z.B. Visa- und Einreisebestimmungen, steuerlich relevante Angaben wie Kilometergeld, und eventuelle Ansprechpartner/Geschäftspartner etc.

Mit klarer Gliederung und einer angemessenen Begründung der Reiserichtlinien, die dem Mitarbeiter verständlich machen, dass diese Reiserichtlinien auch zu seinem Vorteil sind, werden Sie nicht nur Kosten sparen, sondern auch für Motivation und Effizienz bei Ihren Mitarbeitern und der Firma sorgen.

Reiserichtlinien regeln auch, dass alle Parteien, hinterher nicht mehr Arbeit als vor der Dienstreise haben.